03 июля 2014, 12:40
1867 |

Вреднaя почта

Существует несколько очевидных правил, следуя которым ваша работа с электронной почтой может облегчить жизнь, сделать переписку более эффективной и поднять настроение адресата. Imyerevan предлагает вам несколько советов, как этого добиться.

Злоупотребление полем «CC»

В деловой переписке мы часто отправляем копию письма другим сотрудникам и коллегам, напрямую или косвенно вовлеченным в общий проект. Однако часто лицо, адрес которого был введен в поле CC (carbon copy), может подумать, что это предложение принять участие в переписке, хотя ему и нечего сказать или добавить и от него, в принципе, ничего не зависит.

Использование кнопки «Reply to All» - ответить всем

Когда вы получаете письмо с множеством персон, включенных в CC, не спешите воспользоваться кнопкой «Ответить всем». Этим вы засоряете почтовые ящики всех этих людей. Попробуйте ответить только тому человеку, от которого пришло письмо.

Выбор правильной темы для письма

Если написать в теме делового письма «Привет, я насчет...» - то это прямой путь прослыть фамильярным. Вместо этого постарайтесь быть точным и информативным в максимально сжатой форме. Скажем: «Презентация, исправленная от 17.07.2014» - очень хороший пример. Когда получатель видит письмо, он должен точно знать, что его ждет внутри, а не гадать. Деловые люди не любят сюрпризы.

Использование заглавных букв

Многим часто кажется, что использование заглавных букв в некоторых частях письма подчеркивает важность той или иной мысли. Однако на деле это выглядит, словно вы ни с того ни с сего начали кричать. Так уж устроено человеческое восприятие, и с этим ничего не поделаешь. ИЗБЕГАЙТЕ ЗАГЛАВНЫХ БУКВ!

Использование необязательных слов

Как в теме письма, так и в самом тексте тоже нужно быть очень осторожным. Во-первых, нужно излагать свои мысли доступно. Нужно пресечь на корню использование сложных слов и конструкции - вы думаете, что покажетесь более профессиональным, но на деле вы просто будете непонятным. Во-вторых, нужно сразу же приступить к сути и не впадать в лирические отступления, как бы этого вам не хотелось. Одним словом – с уважением относиться ко времени адресата.

Использование транслита

Если вы откликнулись на вакансию и решили отправить ваше резюме с сопроводительным текстом на русском или армянском, написанным латиницей, то в 99 случаях из ста ваше письмо могут вообще не рассмотреть. Запомните: первый путь прослыть непрофессионалом – это написать письмо латиницей, если конечно оно не написано на английском.

Почтовый конференц-зал

Скажем, если вам нужно собрать воедино несколько человек и виртуально пообщаться, то электронная почта хоть и предлагает такие возможности, однако не лучше ли подумать о других программах и приложениях, специально предназначенных для командных обсуждений?

Закладки - почтой

Многие часто грешат тем, что пишут письма самим себе – с прикрепленными документами, видеоматериалами или просто ссылками на полезные ресурсы. Этим самым вы просто игнорируете бедных программистов, создавших десятки приложений для онлайн-хранения файлов. Микроскопом ведь тоже можно забивать гвозди, но разве вам не жалко того парня, который придумал молоток?

Еще по теме